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EAIE2023ロッテルダム大会
2023年9月26日(火)～9月29日(金)
【-STUDY in JAPAN-日本合同ブース 】出展団体専用ページ

出展に関する情報をまとめて掲載してまいります。事前準備にご活用ください。
大会全体の情報は、公式サイトの方で随時ご確認ください。
⇒大会公式サイト「EAIE2023」
⇒大会会場「Ahoy Rotterdam」
住所：Ahoyweb 10, 3084 BA Rotterdam, The Netherlands
最寄り駅：地下鉄「Zuidplein」駅から徒歩5分⇒アクセス方法はコチラ

※会場が分かれています。
「Exhibition Hall」⇒ブース出展会場
「RTM Stage」⇒Opening Plenary等各種イベント会場

1. 大会スケジュール(日本ブースの活動予定)

★出展団体の皆様の基本スケジュールは
「9/26(火)14:00～17:30ブース設営準備、9/27(水)8:30～9/29(金)13:00までブース出展参加」です。
従いまして「遅くとも9/26(火)昼までにロッテルダム入り」「早くとも9/29(金)夕方にロッテルダム出発」で出張を御予定ください。

★大会公式ページ上のプログラム（日ごとの詳細プログラム）はコチラ⇒ EAIE Rotterdam 2023 programme

1-a) ブース設営日の入場時間（出展団体）：9/26(火) 14:00-17:30まで

※9/26(火)はブース設営日。出展団体の皆様は【9/26(火)14:00-17:30】の間にご自分のブースの展示準備をしてください。

※JAFSA・JASSOによる設営準備は特別許可取得の上、14時前に完了しています。
※展示会場に入るためには「大会名札」が必要です。入場前に受付を済ませて大会参加用の名札を入手してください。
※大会１週間ほど前に受付用のバーコード（or QRコード）が記載されたメールが大会側から参加者へ個別に配信される予定です。

1-b) 日本ブース出展者オリエンテーション：9/26(火)16:30～17:00

※【9/26(火)16:30-17:00】に「出展者オリエンテーション」を展示ブース内の日本ブースにて実施します。
初心者向けで参加は任意ですが、EAIE参加は初めて、または久しぶりという⽅はご参加下さい。
また⼀団体より⼀名の参加で構いません。出展者オリエンテーション資料一式は大会出発前にお知らせします。

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2. 日本ブースの「会場内位置」(画像はクリックで拡大)

◆大会会場内での日本合同ブースの位置
上記画像内の赤で囲った箇所で、Stand番号は「G19」です。（EAIE大会では“Booth”と言わず”Stand”と呼びます）
◎全出展団体の一覧(出展団体名とそのブース番号の一覧)は、大会公式サイトの「See who is exhibiting」のページでご確認ください。

◆日本合同ブース内でのレイアウト図
下記画像内で四角で囲った番号は、「日本合同ブース内での運営上つけている『資料カウンター番号』」です。協定校などに、日本ブース内での貴学の場所をお伝えするのにご活用ください。

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3. 出展者「参加登録」 (有料/無料)

EAIE年次大会参加には、JAFSAへのブース申込みとは別に、出展者全員【参加登録手続き】が必要です。
　◎EAIE公式サイト「参加登録」について ⇒「Registration & Fees」

3-a) 参加登録種別

参加登録には「有料参加登録」とブース出展費用に含まれる「無料参加登録」の２種類があります。

*大会中の打合せアポイント設定のための「大会参加者リスト」が、参加登録を済ませた方限定で公開されます。参加登録をされないと、ご自身がこちらのリストにアクセスできないだけでなく、相手の方が貴学・貴殿を探すことができません。そのため、大会1か月前(8月下旬頃)までには登録を完了されるようお勧め致します。

3-b) 参加登録方法

１）まず「EAIEの個人アカウント」を作成お願い致します。過去に大会参加経験のある方は、既にお持ちです。
Username、PWを忘れた場合は、ログイン画面よりご照会下さい。
EAIE個人アカウントログイン画面はコチラ。
EAIE個人アカウントがあるかないか確認する画面はコチラ

２）参加登録を行ってください。
参加録方法のマニュアルはコチラ

３）無料参加登録完了の報告をJAFSAへ
無料参加登録については枠の管理をJAFSAで行っていますので、大会側から最後送られてくる参加登録確認メールを (JAFSA事務局）へご転送ください。有料参加登録に関してはどなたをいつ参加登録するかはお任せしておりJAFSAにご報告頂く必要はございません。

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4. 大会参加者リスト閲覧方法

1. EAIE2023大会プラットフォーム本番環境ログイン情報
2. 大会参加者リスト
   

上記1.と2.について記載されたメールが
◆日本時間　2023年7月24日（月）以降、参加登録が完了した後に随時
◆差出人：“From: EAIE Rotterdam 2023 <info@eaie.org>”
◆件名：Subject: #EAIE2023 virtual platform is now open

の内容で、『大会参加登録をしたメールアドレス宛1通1通個別に』配信されましたので参加登録が完了されている方は、受信トレイをご確認ください。

1. 大会本番環境へのログインはメール本文中のusername / passwordを使用しログインしてください。
2. ログインしますと右上にいろいろな「タブ」がありますが、Participantsで本日現在参加登録済の参加者リストが閲覧できます。
3. 参加者名をクリックしますと、その参加者のプロフィールが開きますので、“send message”や”meeting request”で相手とコンタクトが取れます。（On-siteで大会期間中のMeeting予約もできますが、プラットフォームを利用して、早速ONLINEでのMeetingもできるそうです）

[大会ポータルについてのEAIEのZOOM説明会録画]
録画内容の半分は、大会ポータル上のExhibitorページのプロファイル編集方法の説明ですが、個人プロファイルの編集方法やミーティングのアポ取り付け方などの説明もあります⇒コチラ

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5.「追加家具(椅子)」「赤富士テーブルクロス」(画像はクリックで拡大)

１. ブースで使用する追加家具(椅子)の申込について：
◎ブース1区画に設置される「基本家具」は
「資料置きカウンター」×1台、「打合せ用丸テーブル」×1台、「打合せ用椅子」×4脚　となっています。
こらちは、出展費の中に含まれており、JAFSAが会場側とアレンジしてご用意致します。更に出展者の人数、来客予定の人数により、基本家具の数では不足することが予測される場合、「有料での追加椅子の注文」をお願い致します。
◆「椅子」の追加注文は『１脚につき10,000円』で預かります。尚、スペースの都合で追加は最大2脚までです。
◆スペースの都合上、テーブルの追加は今大会では承りません。
◆現地でJAFSAやJASSOさんから椅子の貸し出しは行なっていませんので、「出展対応者が多い、来訪者が多い」と予想される場合、あらかじめ各団体様より追加注文をお願い致します。
◆シェアブースの団体が追加椅子を注文する場合、シェア相手がブース使用時の追加椅子の取り扱い（シェア相手も使用するか・その場合費用は折半するか）予め確認をお願いいたします。

2. 赤富士クロスのご注文について：
◎EAIE大会のブースの統一装飾として、「資料置きカウンター」に「赤富士テーブルクロス」をかけて使用致します。
(NAFSA2023大会やEAIE2022大会と同じクロスです)
★赤富士テーブルクロスは「全出展団体が」現地にお持ちください。
赤富士の絵が描いてある布と、”STUDY in JAPAN”という文字が描かれている布と、「2枚で1セット」です。2枚ともお持ち下さい。
★「赤富士テーブルクロス」は日本ブースの「統一装飾」です。
各団体独自のクロスやタペストリー等は使用できません。赤富士クロスをかけない、ということもお断りしています。
★シェアブースの場合、ブース使用する時間ごとに赤富士テーブルクロスを自分の大学のものに取り換える必要はありませんが、必ずペアの両団体ともに赤富士テーブルクロスを現地にご持参ください。
★新規出展でお持ちでない団体様、または汚破損・紛失等で再作成されたい団体様は下記より注文してください。

★追加椅子・赤富士テーブルクロスのご注文⇒コチラ
【お申込み〆切：7月28日（金）12:00まで⇒締切ました】

★追加椅子・赤富士テーブルクロスの精算：
いずれも料金の精算は、大会後のブース出展費残額精算の際に合算してご請求申し上げます。

<補足> 団体名バナーについて

☆団体名バナーはスペースの都合上、EAIE2023ロッテルダム大会では使用しません（持参しても掲示できません）。

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6. 荷物送付方法について（有料・任意）

◆ 荷物送付とは：
「NXクーリエサービス株式会社（旧：日本クーリエサービス株式会社、以下“NXC様”）」が、現地の指定業者と連動して大会会場内まで、出展団体の皆様の荷物を届けてくださる「有料」のサービス。ご利用は任意です。

◆送付できるのは：
【紙類(団体紹介パンフレット、資料) のみ】。
※赤富士テーブルクロス、ブースで配布するグッズ(ペン、メモ用紙、付箋など)、梱包用品(ガムテープ、文具類)など梱包されないようにご注意下さい。
欧州での入国で留め置かれる、または課税される等の恐れがあり、当該団体様のみでなく、他の団体様の荷物搬入の遅延を招くこともあります。絶対に入れないでください。

◆EAIEロッテルダム大会の大会会場内への送付となります。宿泊先など他の場所への送付は承っておりません。
◆もしもの遅配に備え、パンフレットや学校案内の紙類も全て送付せずに、一部は手持ちで直接会場にお持ちになるようにお願い申し上げます。
◆NXC様以外の業者さんに依頼されても構いませんが、その場合は、EAIE会場内に届けることができません。ホテルなど他の場所で受け取り、ご自分で会場に運び入れることになります。(会場内に入れるのは、現地の大会指定業者のみ。そちらとNXC様は連携されています)

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NXクーリエサービス様に荷物送付を依頼される方は、
資料(1-3)を下記↓↓↓よりダウンロードしてください。
【EAIE2023_荷物送付用資料(1)(2)(3)ダウンロードはコチラ】
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●<8/30(水)まで>
「発送指示書（資料2）」をNXC様にメールで送付。

●<8/31(木)まで>「荷物搬入」
送付荷物を、国内宅配業者をご利用にてNXC様に必ずこの日までに到着でお届けください（早い分には構いません）。
※荷物送付の段ボールに貼る「発送ラベル（資料3）」に、「参加団体名」と「個数」を必ずお書きください。現地会場内で、荷物を開封せずに仕分けるために必要な情報となります。ブース番号(Stand Number) は「G19」で統一記載をお願い致します。

★お支払い
大会終了後に、NXC様から各団体様へ直接ご請求となります。(JAFSAからの皆様へ請求する出展費用残金請求とは異なります)
※請求に関して発行の日付や宛名、期日など請求書に関するご指定がある場合、NXC様に直接ご相談ください。

◎大会終了後の日本への返送については、JAFSAで取りまとめはしておりません。
(NXC様も、返送については担当されていらっしゃいません。返送代が、日本から送るよりも高くつく可能性があるので、あまりお勧めしないとのこと)
◎余った資料類を、現地で破棄するか各自でお持ち帰りになるか、或は業者に返送を依頼するか、各団体様のご判断にお任せしますが、返送費のことを考えると、あまり多く持ち込み過ぎないことをお勧め致します。

※荷物送付に関するお問合せは、NXクーリエサービス様に直接お願い致します。
(資料１PDF資料「資料発送案内書」の最後に、NXクーリエサービス様の連絡先の記載がございます)

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7. 公式ホテル予約 (有料、任意)

EAIEが大会参加者用に、会場近辺のホテルを押さえており、そのホテルを便宜上「公式ホテル」と呼んでいます。公式ホテルの予約は、EAIE大会サイトから行えるようになっています。（2023年8月末現在、空室はほとんどないようです）

◆EAIE大会公式ホテル予約
https://www.eaie.org/rotterdam/hotels-travel.html

※大会公式ホテル予約の為に事前に「大会参加登録」するは必要ありません。
※一般の旅行代理店やBooking.com等の宿泊サイトで予約しても構いません。
※EAIE参加に便利な宿泊先・フライト等をご提案できるJAFSA賛助会員の旅行会社もご紹介できますのでご相談ください。

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8. その他各自で準備 … 現地携帯電話、Wi-Fi、保険、等

●　現地携帯電話、モバイルWi-Fi
適宜各自でご用意ください。大会会場の無料Wi-Fiは、メールの送受信程度で、動画サイトへのアクセスや重いファイルのやり取りには向いていません。来場者の多い時間帯は、特に繋がりにくくなります。また、欧州のホテルは、Wi-Fi利用に別途料金がかかるところもあります。
滞在中の通信利用状況に応じて、各自で予めご用意をお願い致します。
※大会期間中、各ブースで「大学案内の動画(YouTube等)を上映」する場合、「オフライン」上映をお勧めします。予めPC・タブレット内にDLした動画を再生するようにしてください。(強いWi-Fiを持参して使用されると、大会公式のWi-Fiを妨害する恐れがあり、個人のWi-Fi使用をEAIE運営側より止められることがあります)

●　ロッテルダム市内公共交通無料transport card：
大会会場で受付時に「free public transport card」を受け取ることができます。
ロッテルダム市内の公共のメトロ・バス・トラムで利用できるそうです。初回利用開始から４日間有効。“Sponsored by EduCanada, participants will receive a free travel card they can use to get around the city. ”
大会HPの詳細はコチラ。

●　海外旅行保険
各大学・機関様の出張規定に沿って各自で漏れなくご手配ください。
その際『携行品補償』『個人賠償』の項目がある旅行保険への加入をお願い致します。
出展団体として会場内の賠償保険には入っておりますが、会場における個人携行品への保険や、個人による火災が原因で大会会場に損害を与えた場合の賠償保険には保険加入しておりませんので、必ず保険加入をお願いします。
また、現地でコロナウィルスやその他で発熱し、診察・治療を行った場合の対応は各保険会社で事前に確認してからご出発するのが良いかと思います。
保険加入の契約内容は、英文のものをプリントアウトして出張中も携行してください。

[ご参考] JAFSA賛助会員「ジェイアイ傷害火災保険(株)」様の海外旅行保険「たびほ」
←「たびほ」が最適であるとJAFSAが保証するものではありません。ご利用は皆様各自のご判断でお願い致します。

●　コロナ感染対策用品
日本ブースとして特にコロナ感染対策はいたしません。
ご心配な方は、日本から対策グッズを手持ちでご持参いただくか、現地のドラッグストア、スーパー等で購入して持ち込むか、で用意をお願い致します。
大会会場内でも特にコロナ感染に対する予防策は必要ありません（下記大会FAQ内 “Health and Safety”参照）
“COVID-19 is endemic in the Netherlands, therefore there are no obligatory safety measures in place. “

●　オランダ渡航のための「VISA」
2022年9月17日に以降の現在は、ワクチン接種の有無や目的を問わずオランダ入国が認められています。

(2023/9月現在、「ETIAS(エティアス)」のサイトより転記)
日本国籍の方がオランダへ訪問する際は、滞在期間に関わらずビザを申請せずに入国することができます。ただし、渡航認証制度“ETIAS（エティアス）”施行後は、事前に渡航認証の取得が必要となります（オランダ渡航に必要となる「電子渡航認証ETIAS（エティアス）」は、2024年の導入が予定されています。）

※最新情報は必ず各自でご確認をお願い致します。
◎オランダ渡航のETIAS（エティアス）申請と入国制限・規制緩和に関する最新情報⇒コチラ

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9. Covid-19 関連情報

大会FAQより
Q. What are the COVID-19 measures at the EAIE Conference and Exhibition?
A. COVID-19 is endemic in the Netherlands, therefore there are no obligatory safety measures in place.

※下記の準備説明やEAIE大会公式サイトをご覧いただいた上で、不明点があれば 《 JAFSA事務局 》 (クリックでアドレス表示)までお問合せください。