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NAFSA2022デンバー大会
2022年5月31日(火)～6月3日(金)
【-STUDY in JAPAN-日本合同ブース 】出展団体専用ページ

出展に関する情報をまとめて掲載してまいります。事前準備にご活用ください。
大会全体の情報は、公式サイトの方で随時ご確認ください。
◎Overview ⇒ https://www.nafsa.org/conferences/nafsa-2022
◎Health & Safety ⇒ https://www.nafsa.org/nafsa-2022-annual-conference-expo/nafsa-2022-health-safety
◎Conference Support Services and General Information ⇒ https://www.eventscribe.net/2022/NAFSA/aaStatic.asp?SFP=U1lFQktDRUJAMTE1Mzk

※下記の準備説明やNAFSA大会公式サイトをご覧いただいた上で、不明点があれば 《 JAFSA事務局 》 (クリックでアドレス表示)までお問合せください。

Menu：出展準備リスト
(各項目をクリックすると当該箇所に飛べます)

1. 大会スケジュール(日本ブースの活動予定)
　1-a) ブース設営日の入場時間：5/30(月)正午から
　1-b) 日本ブース出展者オリエンテーション：5/30(月)15:00から
2. 日本ブースの「会場内位置」「各団体配置図」
3. 出展者「参加登録」 (無料/有料)
4. 参加者リスト利用方法
5.「追加家具」「赤富士テーブルクロス」「団体名バナー」
6. 荷物送付(NXクーリエサービス株式会社様へ) (有料、任意)
7. 公式ホテル予約 (有料、任意)
8. その他各自で準備 … 現地携帯電話、Wi-Fi、保険、ESTA等
9. Covid-19 関連情報
　9-a) NAFSA2022公式サイトの「Health & Safety」
　9-b) 外務省、厚労省等の入出国に関するリンク

1. 大会スケジュール(日本ブースの活動予定) 《2022/5/24更新》

NAFSA2022大会中の日本ブースの活動予定をまとめました。皆様の会期中の予定を立てるのに参考になさってください。
※ブースでの打合せは下記時間内で可能です。(シェアブースの方は、さらに貴団体の使用時間の中で、となります)
　5/31(火) 11:00-18:00 (11:00前のブースでの打合せ不可)
　6/1(水)　8:30-17:30
　6/2(木)　8:30-17:30
　6/3(金)　8:30-11:15  (11:15以降は速やかに退出、荷物置き不可)

1-a) ブース設営日の入場時間：5/30(月)正午から

※5/30(月)はブース設営日。出展団体の皆様は【5/30(月)12:00-17:00】の間にご自分のブースの展示準備をしてください。

1-b) 日本ブース出展者オリエンテーション：5/30(月)15:00から

※【5/30(月)15:00-15:30】は「出展者オリエンテーション」を日本ブースにて実施。
初心者向けで参加は任意ですが、NAFSA参加は初めて、久しぶりという⽅はご参加下さい。また⼀団体より⼀名の参加で構いません。

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　　　　【NAFSA2022大会　出発前資料】
　下記より閲覧・DＬをお願い致します。
https://jafsajapannetworkforinter.box.com/s/5en1rhbjhodb80q66uten0eirdtsvf4r
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<資料の補足説明>

■以下「参考」は文字通り参考資料です。適宜ご活用ください。
[参考a]会場と近辺のホテル地図
[参考b]会場と近辺の広域地図
[参考c]会場パンフレットからの抜粋(会場内の見取り図等)
[参考d]Conference Support Services and General Information (NAFSA2022)
(会場のフリーWi-Fi情報等)

■以下【持参】は、各自・各団体で現地へ持参いただきたいもののリマインドです。
【持参A】大会参加登録控え(見本)
【持参B】承認された「ワクチン接種証明」の控え(見本)
【持参C】現地コロナ検査の予約控え(見本)
【持参D】赤富士テーブルクロスと団体名バナー (バナーは任意)
【持参E】荷物の補足とコロナ感染対策用品

■以下のうち「1-3」は5/30(月)オリエンテーションで使用致します■
(JAFSAである程度印刷・持参しますが、ご出席の方は可能であれば印刷か電子で
お持ちください)
1.大会スケジュール(NAFSA2022)
2.出展団体配置図と団体名一覧(NAFSA2022)
3.JAFSAセッション
4.出展者現地情報_NAFSA2022

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2. 日本ブースの「会場内位置」「各団体配置図」　(画像はクリックで拡大)

◎大会公式サイト ⇒《 2022 Expo Floor Plan 》
(展示フロアー全体の様子や個々のブースの詳細が確認できます。Firefoxでご覧ください)

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3. 出展者「参加登録」 (無料/有料)

NAFSA年次大会参加には、JAFSAへのブース申込みとは別に、出展者全員【参加登録手続き】が必要です。
　◎NAFSA公式サイト「参加登録」について⇒
　　https://www.nafsa.org/nafsa-2022-annual-conference-expo/nafsa-2022-registration

*大会中の打合せアポイント設定のための「大会参加者リスト」が、参加登録を済ませた方限定で公開されます。参加登録をされないと、ご自身がこちらのリストにアクセスできないだけでなく、相手の方が貴学・貴殿を探すことができません。そのため、大会1か月前(4月下旬～5月上旬頃)までには登録を完了されるようお勧め致します。

<参加登録方法> (無料・有料共通)

1. 《エクセル表》に、出展団体ごとに登録者の次の情報をまとめて《 JAFSA事務局 》 へ送信。(「First Name」「Last Name」「Email」「Registration Type：“EXH complimentary”か“EXHP Non-complimentary”を選択）」)
2. JAFSAが＜NAFSA参加登録システム＞に、お送り頂いたエクセルの情報をアップロード。
3. JAFSAがアップロードすると、エクセル表にご記入の「Email」アドレス宛に1通ずつ『NAFSA Customer Service』から参加登録案内のメールが届く。
4. 文中の”complete your registration, click here！”をクリックして参加登録作業開始。(※この下の「参加登録マニュアル」参照)
5. 参加登録作業（無料も有料も）を完了すると、ご自身のアドレスに『2022 NAFSA Annual Conference Attendee Confirmation』メールが送信される。

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4. 参加者リスト利用方法　(画像はクリックで拡大)

1. NAFSA公式サイトの「Program」のページを開く。
左上タイルの「Online Planner」の「Explore the program」をクリックして次画面へ。
2.「Online Planner」の特設サイトが開く。
直リンク( https://www.eventscribe.net/2022/NAFSA/ )で開いても良い。
こちらは、NAFSA2022年次大会の「5/4-5のバーチャル大会」「5/31-6/3の対面でのデンバー大会」の両方全ての情報を収集・活用できるサイト。

※「参加者リスト」は「Online Planner」に『①ログイン』した上で、左サイドメニューの『② Attendees and Networtking』をクリックするか、画面内バナーの『② Who’s coming?』をクリックすると見られます。
詳細は下記のマニュアルでご確認ください。

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5.「追加家具(テーブル、椅子)」「赤富士テーブルクロス」「団体名バナー」

１．ブースで使用する追加家具(テーブル、椅子)の申込について：
◎【基本家具】1ブースあたりデフォルトで用意されている「基本家具」は下記。
出展費の中に含まれています。
　　「資料置きカウンター」×1台 、「打合せ用丸テーブル」×1台、「打合せ用椅子」×4脚
◎【基本家具】以上の家具がブースで必要な場合、追加家具の注文を「有料」にて承ります。
　※現地で「家具が足りない」と言われても対応できません。
　※現地でJAFSAやJASSOからの貸し出しは行っていません。
　※隣のブースの家具(椅子)が空いているからと借用して使うことは厳禁(各団体様の出展費で賄っている家具です)。
　※大会会場内の休憩場等に椅子の設置がありますが、ブースへ持ってきて使用することも厳禁です。
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■「打合せ用丸テーブル」…追加料金:1台「43,000円」(手数料込)
追加は1台まで(スペース上基本家具と合わせて計2台までが限界)
■「打合せ用椅子」…追加料金:1脚「22,000円」(手数料込)
追加は４脚まで(スペース上基本家具と合わせて計8脚までが限界)
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★コロナ禍により、現地家具業者のアイテム削減や各種値上げがあり、さらに昨今の大幅な円安傾向から、2019大会と同じ家具アイテムが割高となっています。ご了承ください。

２．赤富士テーブルクロスの申込について：
＜ブース装飾資料＞にも画像を掲載しましたが「資料カウンター」には「赤富士テーブルクロス」をかけて使用致します。
★「赤富士テーブルクロス」は日本ブースの「統一装飾」です。各団体独自のクロスやタペストリー等は使用できません。
★シェアブースであっても「両団体ともに」現地にお持ちください。
★赤富士の絵が描いてある布と、STUDY in JAPANという文字が描かれている布と「2枚で1セット」です。
★新規出展でお持ちでない団体様、または紛失・汚破損等で再作成されたい団体様は、注文をお願い致します。送料込みで一式(2枚で1セット)「30,000円」(税込・手数料込)。
　JAFSAが注文を取り纏め、メーカーより直納となります。
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★「追加家具」・「赤富士テーブルクロス」発注希望の方は、
【4/18（月）正午12:00までに】にお申込み下さい。
追加家具・赤富士テーブルクロス発注申込フォーム⇒　https://forms.gle/HtTQJPpGmdw3QH3J7
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※「追加家具」「赤富士テーブルクロス」料金は、大会後の出展費残額精算の際に出展残額費用と合わせて注文した団体へ個別に加算してご請求申し上げます。

３．団体名バナーについて
団体名バナーの装飾はあくまで任意ではありますが、多くの出展団体がお持ちになります。
★各大学・機関デザインのものをお持ちください。視野を遮ったり人の出入りを妨げたりせぬよう「高さ160cm」「幅80cm」以内でお願いします。
★バナー以外のもので、自立式で、ブース脇に立てて団体名表示ができるもので代用されてもOK。
★団体名バナーはデザイン交渉も必要なため、JAFSAで取り纏め発注は行っておりません。各団体ごとに任意の業者さんで作成をお願いします。
★バナー作成業者に心当たりが無い場合、JAFSAで作成業者さんを紹介する事は可能です。（作成費約3万円。紹介で5%程度割引がききます）。
★デンバー大会に間に合わせるためにはGW前にデザイン決定する必要があるそうですので、お早目にJAFSAへお問い合わせください。

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6. 荷物送付(NXクーリエサービス株式会社様へ) (有料、任意)

◆ 荷物送付とは：
「NXクーリエサービス株式会社（旧：日本クーリエサービス株式会社、以下“NXC様”）」が、現地の指定業者と連動して大会会場内まで、出展団体の皆様の荷物を届けてくださる「有料」のサービス。ご利用は任意です。

◆送付できるのは：
【紙類(団体紹介パンフレット、資料) および「団体名のバナーのスタンド（骨組み）」】のみ。(バナーのスタンドは【最長辺110cm以下】)
※バナーの生地部分、赤富士テーブルクロス、その他の繊維素材は米国での入国で留め置かれる、または課税される等の恐れがあり、当該団体様のみでなく、他の団体様の荷物搬入の遅延を招くこともあります。絶対に入れないでください。
※ブースで配布するグッズ(ペン、メモ用紙、付箋など)、梱包用品(ガムテープ、文具類)など梱包されないようにご注意下さい。

◆NAFSA会場内への送付となります。宿泊先など他の場所への送付は承っておりません。
◆もしもの遅配に備え、パンフレットや学校案内の紙類も全て送付せずに、一部は手持ちで直接会場にお持ちになるようにお願い申し上げます。
◆NXC様以外の業者さんに依頼されても構いませんが、その場合は、NAFSA会場内に届けることができません。ホテルなど他の場所で受け取り、ご自分で会場に運び入れることになります。(会場内に入れるのは、現地の大会指定業者のみ。そちらとNXC様は連携されています)

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NXクーリエサービス様に荷物送付を依頼される方は、資料(1-3)を下記よりダウンロードしてください。
https://jafsajapannetworkforinter.box.com/s/ing0s8bi92jubo3uywl3lp9p1eoedh5y
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●<4/22(金)まで>
　「発送指示書（資料2)」をNXC様にメールで送付。
●<4/26(火)まで>「荷物搬入」
　送付荷物を、国内宅配業者をご利用にてNXC様に必ずこの日までに到着でお届けください（早い分には構いません）。
※荷物送付の段ボールに貼る「発送ラベル（資料3）」に、「参加団体名」と「個数」を必ずお書きください。現地会場内で、荷物を開封せずに仕分けるために必要な情報となります。
ブース番号は、実際の配置に関わらず「#1619」で統一記載をお願い致します。

★お支払い
大会終了後に、NXC様から各団体様へ直接ご請求となります。(JAFSAからの皆様へ請求する出展費用残金請求とは異なります)
※請求に関して発行の日付や宛名、期日など請求書に関するご指定がある場合、NXC様に直接ご相談ください。

◎大会終了後の日本への返送については、JAFSAで取りまとめはしておりません。
(NXC様も、返送については担当されていらっしゃいません。返送代が、日本から送るよりも高くつく可能性があるので、あまりお勧めしないとのこと)
◎余った資料類を、現地で破棄するか各自でお持ち帰りになるか、或は業者に返送を依頼するか、各団体様のご判断にお任せしますが、返送費のことを考えると、あまり多く持ち込み過ぎないことをお薦め致します。
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荷物送付に関するお問合せは、NXクーリエサービス様に直接お願い致します。
(資料１PDF資料「資料発送案内書」の最後に、NXクーリエサービス様の連絡先の記載がございます)
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7. 公式ホテル予約 (有料、任意)

NAFSAが大会参加者用に、会場近辺のホテルを押さえており、そのホテルを便宜上「公式ホテル」と呼んでいます。公式ホテルの予約は、NAFSA大会サイトから行えるようになっています。
会場に近くて費用も手頃という条件の良い部屋は、毎年すぐに売り切れてしまいます。早目の予約をお勧めしています。

◆NAFSA大会公式ホテル予約開始のご案内
【2022年3月1日正午(米国東部標準時、日本時間では3/2午前2時)より】予約開始となります。
https://www.nafsa.org/nafsa-2022-annual-conference-expo/nafsa-2022-hotels-travel
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(1) 「予約可能なホテル一覧」が大会公式サイトに出ています。
https://www.nafsa.org/nafsa-2022-annual-conference-expo/hotel-information-nafsa-2022
(2) 各ホテルの位置は下記の「地図」よりご覧になれます。
https://www.nafsa.org/sites/default/files/media/document/NAFSA%20Downtown%20Hotel%20Map%202.15.22.pdf

上記でどこのホテルを予約するか決めておき、3/1正午(日本時間3/2午前２時)以降に(1)にアクセスすると「予約画面」がOPENになっているので、そちらから予約手続き、となります。
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※大会公式ホテル予約の為に事前に「大会参加登録」するは必要ありません。
※上記の大会公式ホテルからの予約は必須ではありません。日本の深夜に予約作業をするというのも大変ですので、Booking.com等のサイトからの予約、旅行代理店を通しての予約、でも問題ありません。

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8. その他各自で準備 … 現地携帯電話、Wi-Fi、保険、ESTA等

●　現地携帯電話、モバイルWi-Fi
適宜各自でご用意ください。大会会場の無料Wi-Fiはあまり強くありません。メールの送受信程度で、動画サイトへのアクセスや重いファイルのやり取りには向いていません。来場者の多い時間帯は、特に繋がりにくくなります。また、米国のホテルは、Wi-Fi利用に別途料金がかかるところもあります。
滞在中の通信利用状況に応じて、各自で予めご用意をお願い致します。

●　海外旅行保険
各大学・機関様の出張規定に沿って各自でご手配ください。特にコロナ禍でもあるため、コロナ診察・治療等も含まれた保険が良いかと思います。
[ご参考] JAFSA賛助会員「ジェイアイ傷害火災保険(株)」様の海外旅行保険「たびほ」
←「たびほ」が最適であるとJAFSAが保証するものではありません。ご利用は皆様各自のご判断でお願い致します。

●　ESTA
言わずもがなのことではありますが、米国渡航には「ESTA」が必要です。各自でご準備ください。
[ご参考] 米国渡航者のESTA申請 ⇒《外務省のホームページ》

●　コロナ感染対策用品
荷物送付に関する準備の資料に記載致しましたが、今回、日本ブースとしてご用意する、仕切りパネル、消毒剤などのコロナ感染対策用品は【ございません】。
会場業者の備品を確認しましたが、一点数万円ほどの破格の費用であったためです。(手配すると皆様にご請求の出展費用が高騰します。)
ご心配な方は、日本から手持ちでご持参いただくか、現地のドラッグストア、スーパー等で購入して持ち込むか、で用意をお願い致します。

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9. Covid-19 関連情報

※JAFSAの方でも、日本帰国に必要な検査証明のこと等を調べており、追って共有できる事項をお知らせしてまいります。但しJAFSAが責任を負うものではございませんこと、ご了承ください。最終的には皆様各自のご判断でのご対応をお願い致します。

9-a) NAFSA2022公式サイトの「Health & Safety」

NAFSA2022公式サイトの「Health & Safety」は、現地に出張される方は必ずご確認ください。参加者に求められるコロナワクチン接種証明、大会中の感染対策、会場でのコロナ検査等、重要なことが書かれています。
随時情報更新されていますので、最新のものを皆様各自でご確認をお願い致します。

◆ 大会参加者は「コロナワクチンの接種証明」を事前にuploadし、承認控え(Confirmation)を会場に持参・提示 《2022/5/9更新》
NAFSAの「Health & Safety」内の「Upload COVID-19 Proof of Vaccination」の箇所に、デンバー大会の対面参加者は会場入りの前に「コロナワクチンの接種証明」を所定のサイトよりuploadするように、とあります。
Uploadした証明がNAFSAより承認されると「Confirmation(個人名、QRコード入り)」 がメール送付されます。その「Confirmation」を会場に持参してください。
ご不明な方は、NAFSA「Health & Safety」および下記にてご確認ください。

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◆ 大会中に実施されるコロナ検査の予約方法 《2022/5/9更新》
NAFSAの「Health & Safety」内の「On-Site Testing」の箇所に、大会中に実施されるコロナ検査の予約方法が出ています。ご不明な方は、NAFSA「Health & Safety」および下記にてご確認ください。

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9-b) 外務省、厚労省等の入出国に関するリンク

日本-米国の入出国に関するリンク集です。
★★必ず各自で最新の正しい情報をご確認ください★★

◎在日米国大使館と領事館
「渡米前のCOVID-19検査及びワクチン接種の要件」
　→「COVID-19ワクチン接種要件」
<2022/5/9現在の記載より抜粋>
2021年11月8日より、米国市民、米国永住者及び移民ビザ所持者を除くすべての米国への渡航者は、米国行きの飛行機に搭乗する前に、新型コロナウイルスワクチン接種を完了した証明を提出することが必要となります。
　→「米国への渡航に必要とされるCOVID-19検査の要件」
<2022/5/9現在の記載より抜粋>
12月６日より、米国 に飛行機で入国する2歳以上の全ての渡航者は、ワクチン接種の有無に関わらず、米国 へのフライトが出発する「１日以内」に受けた COVID19 検査 の陰性証明書を航空会社に提出することが必要となります。
米国大使館のウェブサイトに、72時間以内に結果が分かるCOVID-19検査を実施している検査機関のリストが掲載されています。また、厚生労働省では、有料の検査機関のリスト を日本語で公開しています。

◎在アメリカ合衆国日本国大使館
「新型コロナウイルス関連情報」→「日本への帰国をご予定の方（日本国籍の方）へ」
　→日本入国に必要な手続き／防疫措置上の要件
(2022/4/7付けの記載より抜粋)
<印影／署名の代替方法>
出国前検査証明には医療機関印影または医師の署名が原則必要ですが、米国については、医療機関や検査機関など米国で検査証明書の発行権限がある機関において、医師や検査技師、看護師など権限のある者により作成された検査証明については、医療機関等のレターヘッド及び氏名の印字があれば、印影や署名がなくても、日本入国の際の検査証明書として使用することが可能です。

◎厚生労働省
「水際対策に係る新たな措置について」
　→ ＜日本入国時の検疫手続で必要な証明書等＞（令和４年４月28日更新）
　→ 「検査証明書の提出について」→ 『検査証明書の様式(日本語・英語) 』
(2022/3/2付けの記載より抜粋)
特に「Throat (swab/smear)（咽頭ぬぐい）」の検体名や、「Rapid antigen (test/kit)（迅速抗原検査）」の検査方法など、日本では認められていない検体名や検査方法の記載で無効になる証明書が見られるので、取得の際は現地の検査機関に十分に確認をお願いします。

◎厚生労働省
＜入国時の手続きの簡素化（ファストトラック）について＞

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